Die vier Autonomie-Stufen: wie ein Prozess deiner Firma allein läuft

Wer nach Autonomiestufen für KI sucht, findet vor allem Stufenmodelle für Software, meist aus den Blogs von Anbietern. Sie beschreiben, wie selbstständig ein KI-System von Haus aus handelt. Für eine Firma mit Team hilft das wenig. Dich interessiert, ob die Ablage, das Postfach oder die Angebotsvorbereitung in deiner Firma läuft, während du dich um etwas anderes kümmerst. Deshalb messen wir bei Gain Autonomy die Autonomie am einzelnen Prozess. Es gibt vier Autonomie-Stufen, und jede lässt sich mit drei Fragen prüfen.

Drei Fragen zeigen, wo ein Prozess steht

Ob ein Prozess auf Stufe 1 oder auf Stufe 3 steht, sagt dir kein Gefühl. Drei Fragen sagen es dir:

1. Wer startet den Lauf? Jemand aus deinem Team, oder ein fester Takt beziehungsweise ein Ereignis, zum Beispiel eine eingehende Mail?
2. Wer prüft? Dein Team bei jedem Lauf, der KI-Mitarbeiter selbst mit einem Notfallweg, oder eine KI-Führungskraft, die alle Berichte sichtet?
3. Was siehst du noch? Jeden einzelnen Lauf, einen Bericht nach jedem Lauf, nur noch die Ausnahmen, oder nur noch die Ziele?

Aus den drei Antworten ergibt sich die Stufe. Mehr braucht es nicht. Deshalb kann die Person aus deinem Team, die die KI-Mitarbeiter betreut, die Stufe selbst vorschlagen. Eingetragen wird sie im monatlichen Blick auf alle Prozesse.

Die vier Autonomie-Stufen im Einzelnen

Stufe 1, Assisted: Dein Team startet und prüft

Der KI-Mitarbeiter erledigt seine Aufgabe, wenn jemand ihn startet, und dein Team prüft jeden Lauf. Hier beginnt jeder Prozess. Auf dieser Stufe wird angelernt: Erst schauen wir mit dir deinem Team zu, wie es die Arbeit heute macht. Dann wird jede Variante einmal vorgemacht, mit jemandem daneben. Was der KI-Mitarbeiter nicht kennt, fragt er nach, und im Feedback-Gespräch wird es als Regel gespeichert.

Die Prüffragen beantworten sich auf Stufe 1 so: Ein Mensch startet, ein Mensch prüft, und du siehst jeden Lauf, entweder selbst oder über dein Team. Deshalb rechnen wir die Stunden eines Prozesses auf Stufe 1 noch nicht als Entlastung. Das Team startet und prüft ja jeden Lauf. Wie diese Stufe im Alltag aussieht und wann bei uns ein Mensch drin bleibt, steht in Stufe 1, Assisted: Wenn dein Team jeden Lauf prüft.

Stufe 2, Autopilot: Der Prozess startet selbst und berichtet

Der KI-Mitarbeiter startet von selbst nach Takt oder Auslöser, läuft bis zum Abschlussbericht durch und gibt Unsicheres an einen Menschen. Auf diese Stufe kommt ein Prozess über eine feste Schwelle: vier saubere Läufe, danach eine Zeit, in der dein Team parallel mitschaut, und erst dann läuft er allein.

Die Prüffragen: Der Takt oder ein Ereignis startet den Lauf. Der KI-Mitarbeiter prüft sich selbst gegen seine Regeln, und was er nicht sicher zuordnen kann, geht über den Notfallweg an einen Menschen. Du siehst nach jedem Lauf einen Bericht: was erledigt ist, was offen ist, wo es eine Ausnahme gab.

Stufe 2 ist die Stufe unserer Garantie für Prozess Nr. 1 und Nr. 2. Was „Autopilot“ ehrlich heißt und was nicht, steht in Stufe 2, Autopilot: Der Prozess startet selbst und meldet sich am Ende.

Stufe 3, Audited: Eine KI-Führungskraft prüft

Eine KI-Führungskraft prüft die Arbeit des KI-Mitarbeiters und bündelt die Berichte, du siehst nur noch die Ausnahmen. Statt einer Abschlussmail je Prozess bekommst du einen Morgenbericht. Entscheiden musst du nur noch an den Freigabepunkten: an den Stellen, an denen ein Schritt nicht rückholbar ist, etwa eine Zahlung oder eine Abgabe ans Amt. Dort sagt jedes Mal ausdrücklich ein Mensch Ja, bevor es weitergeht.

Die Prüffragen: Takt oder Auslöser startet. Die Führungskraft prüft, ob jeder erwartete Lauf da ist und ob die Berichte zueinander passen. Du siehst die Ausnahmen und die Fragen, die nur ein Mensch beantworten kann. Wie so eine prüfende Rolle aufgebaut ist und was sie nicht darf, steht in Stufe 3, Audited: Wer prüft die KI, wenn du es nicht mehr tust?

Stufe 4, Autonomous: Der Abwesenheitstest ist bestanden

Der Prozess hat den Abwesenheitstest bestanden und läuft auch dann durch, wenn du eine Woche weg bist. So ist der Test in unserem Programm angelegt: Fünf Arbeitstage lang greifst du in keinen der getesteten Prozesse ein. Eine Person aus deinem Team vertritt dich an den Freigabepunkten, und jeder Eingriff eines Menschen wird notiert. Bestanden ist der Test, wenn jeder getestete Prozess an jedem Tag gelaufen ist, kein Vorgang liegen blieb und du nicht gebraucht wurdest.

Die Prüffragen: Takt oder Auslöser startet. Die Führungskraft prüft. An den Freigabepunkten entscheidest du oder deine Vertretung, und wer es ist, legst du fest. Du setzt die Ziele und behandelst Ausnahmen. Wie der Test vorbereitet wird und was danach bei dir bleibt, steht in Stufe 4, Autonomous: der Test ‚eine Woche weg‘.

Die Stufe gilt je Prozess, nicht je Firma

Eine Autonomie-Stufe hängt an einem einzelnen Prozess. In derselben Firma kann die Ablage auf Stufe 2 stehen, während die Angebote noch auf Stufe 1 laufen und für die Buchhaltung noch gar kein KI-Mitarbeiter angelernt ist. Das ist der Normalfall, und es ist gut so: Jeder Prozess hat seine eigenen Varianten, seine eigenen Risiken und sein eigenes Tempo.

Daraus folgen drei Dinge:

• Kein Prozess überspringt eine Stufe. Eine Führungskraft kann nur Berichte prüfen, die es gibt. Also kommt Stufe 3 nach Stufe 2. Und ein Abwesenheitstest braucht eine Führungskraft und eine Vertretung, also kommt Stufe 4 nach Stufe 3.
• Jeder Prozess bekommt eine eigene Ziel-Stufe. Welche Stufe ein Prozess als Nächstes erreichen soll, legen wir im monatlichen Blick auf alle Prozesse fest.
• Die Stufen gelten für KI-Mitarbeiter, die Prozesse übernehmen. KI-Mitarbeiter, mit denen du Ideen und Konzepte entwickelst, bleiben im Gespräch mit dir. Sie stehen auf keiner Stufe, weil sie gar nicht allein laufen sollen.

Wie ein Prozess eine Stufe hochgeht

Am Anfang steht eine Landkarte aller wiederkehrenden Prozesse deiner Firma: wer macht was, wie oft, wie lange, wo kommt die Arbeit herein, in welchem System wird sie erledigt. Für jeden Prozess kommt eine Frage dazu: Muss hier jemand mitdenken, oder muss es einfach erledigt sein? Nur die zweite Sorte geht die Stufen hoch. Wie du diese Landkarte aufstellst und den ersten Prozess auswählst, steht in Welche Prozesse lassen sich automatisieren? Die Prozess-Landkarte.

Einmal im Monat schauen wir gemeinsam auf diese Landkarte. Für jeden Prozess wird die Stufe eingetragen, auf der er jetzt steht, und festgelegt, was als Nächstes kommt. Dabei gelten zwei Regeln. Eingetragen wird nur eine Stufe, die erreicht ist, keine, die sich so anfühlt. Und fällt ein Prozess zurück, zum Beispiel weil Läufe ausfallen oder wieder ein Mensch eingreifen muss, wird im nächsten Monat die niedrigere Stufe eingetragen.

Die Schwellen zwischen den Stufen sind fest:

So wird aus „wir nutzen KI“ eine Zahl, die du jeden Monat siehst: wie viele Prozesse auf welcher Stufe stehen und wie viele Stunden im Monat nicht mehr bei deinem Team liegen. Gezählt werden diese Stunden erst ab Stufe 2, und auch dann nur abzüglich dessen, was beim Team bleibt: Rückfragen, Stichproben, Freigaben.

Zwei Stufenmodelle, eine Haltung

Wer Kevins Blog auf kevinwelter.com liest, stößt dort auf ein zweites Stufenmodell und auf einen Satz, der auf einer Marke namens Gain Autonomy erst einmal überrascht. Im Beitrag „Agentische KI: was das ist und was nicht“ schreibt Kevin: „Wenn über agentische KI gesprochen wird, fällt schnell das Wort Autonomie: Systeme, die eigenständig handeln. Ich halte das für die falsche Achse. Autonomie ist bei mir keine Eigenschaft, die ein System hat oder nicht hat, sondern ein Regler, den ich je Rolle einstelle und aufschreibe.“

Genau so sind die vier Autonomie-Stufen gebaut. Auch hier ist Autonomie kein Merkmal der KI. Sie ist ein Regler, den wir je Prozess einstellen, an festen Schwellen messen und auf der Landkarte aufschreiben. Dasselbe KI-Werkzeug kann in deiner Firma einen Prozess auf Stufe 1 und einen anderen auf Stufe 3 tragen. Die falsche Achse wäre auch für uns die Frage, wie selbstständig ein KI-System von Haus aus ist. Deshalb tragen wir die Stufe beim Prozess ein und nirgendwo sonst.

Die beiden Modelle messen trotzdem verschiedene Dinge. Auf kevinwelter.com geht es darum, was eine Rolle bei einer einzelnen Aufgabe entscheiden darf: was sie allein feststellen darf, was sie nach einem vorher aufgeschriebenen Verfahren erledigt und was nur beim Menschen bleibt, etwa alles, was Geld ausgibt oder nach außen geht. Dort heißen die drei Stufen „1. Allein“, „2. Nach Verfahren“ und „3. Nur Mensch“, und sie zählen andersherum: Stufe 1 ist dort die größte Freiheit, bei uns ist es Stufe 4. Das steht ausführlich in Was darf eine KI-Führungsrolle entscheiden? Die vier Autonomie-Stufen messen, wie weit ein ganzer Prozess allein läuft.

Beides greift ineinander. Auch ein Prozess auf Stufe 4 kann einen Schritt enthalten, den nur ein Mensch freigibt, zum Beispiel eine Zahlung. Dann gibt dort ein Mensch frei, du oder deine Vertretung, und der Prozess wartet, bis das geschehen ist. Die Autonomie-Stufe sagt dir, wie viel von einem Prozess noch über deinen Tisch läuft. Die Entscheidungsstufe sagt dir, welcher Schritt darin nie ohne einen Menschen passiert. Wer beide Modelle nebeneinanderlegt, sieht dieselbe Haltung: Autonomie wird eingestellt, gemessen und aufgeschrieben.

Wie das bei uns aussieht

In einer Steuerberatung hat Kevin mit dem Team zwei Prozesse bis auf Stufe 2, Autopilot, gebracht. Der erste Prozess ist die Ablage digitaler Steuerbescheide, bis zu 30 bis 40 am Tag. Vorher hat das Sekretariat dafür rund 2 Minuten je Bescheid gebraucht. Diese Arbeit übernimmt ein KI-Mitarbeiter für die Ablage. Der zweite Prozess sind die Bescheide per Post. Für ihn schaut ein zweiter KI-Mitarbeiter in festem Takt ins Postfach, alle 30 Minuten, erkennt die Mails mit Post-Bescheiden und übergibt sie an den KI-Mitarbeiter für die Ablage.

Legt man die drei Prüffragen an, ergibt sich die Stufe von selbst. Gestartet wird ohne Anstoß aus dem Team, bei den Bescheiden per Post durch den festen Takt im Postfach. Geprüft wird über den Notfallweg: Was der KI-Mitarbeiter für die Ablage nicht sicher zuordnen kann, geht per Mail ans Sekretariat und wird danach nachgelernt. Und am Ende meldet sich die Ablage mit einer Abschlussmail. Die Ablage wurde nach vier sauberen Läufen freigegeben. Danach wurde eine Zeit lang parallel mitgeschaut. Beide Prozesse stehen auf Autonomie-Stufe 2, Autopilot (Stand September 2026).

In Kevins eigenem Business arbeiten 14 KI-Mitarbeiter. Eine KI-Führungskraft sichtet dort ihre Arbeit, sie ist noch in Erprobung. Neue Stufen probiert Kevin zuerst bei sich selbst aus, bevor sie in deine Firma kommen.

Die Landkarte selbst bekommst du von uns als Vorlage. Unsere Autonomie-Landkarte ist eine Liste aller Prozesse, die einfach erledigt sein müssen, mit der Stufe je Monat und einer Zählung, wie viele Prozesse auf welcher Stufe stehen. Ausgefüllt wird sie mit deinem Team, im ersten Monat, und ab dann jeden Monat fortgeschrieben.

Häufige Fragen

Kann meine ganze Firma auf Stufe 4 stehen?

Die Stufe gehört zum einzelnen Prozess. Eine Firma, in der viele Kernprozesse auf Stufe 3 oder 4 stehen, ist das Ziel eines langen Weges. Gegangen wird er Prozess für Prozess.

Wie lange dauert es von Stufe 1 bis Stufe 4?

Eine Zusage dazu gibt es von uns nicht. Unser Ziel für den ersten Monat ist, dass Prozess Nr. 1 von selbst startet und sich mit einer Abschlussmail meldet. Im dritten Monat ist das Ziel eine KI-Führungskraft, die die Berichte zu einem Morgenbericht bündelt, danach kommt der Test mit einer Woche ohne dich. Zugesagt ist nur, was in der Garantie steht: Laufen deine Prozesse Nr. 1 und Nr. 2 nach 90 Tagen nicht auf Autopilot, arbeitet Kevin ohne Aufpreis mit dir weiter, solange du die Vereinbarung einhältst.

Gelten die Stufen auch für ChatGPT im Alltag?

Nur, wenn daraus ein Prozess wird, der von selbst startet. Wenn du mit einer KI Ideen entwickelst oder Texte überarbeitest, sitzt du mit am Tisch, und das ist auch richtig so. Solche KI-Mitarbeiter bleiben im Gespräch mit dir und stehen auf keiner Stufe.

Was passiert, wenn ein Prozess auf Stufe 2 Fehler macht?

Was der KI-Mitarbeiter nicht sicher weiß, schickt er über den Notfallweg an einen Menschen aus deinem Team. Im Feedback-Gespräch wird die neue Variante nachgelernt und als Regel gespeichert. Muss wieder ein Mensch eingreifen, weil Ergebnisse falsch sind, trägt man im nächsten Monat die niedrigere Stufe ein, bis der Prozess die Schwelle erneut schafft.

Welcher Prozess wäre bei dir Nr. 1?

Wenn du beim Lesen an einen Prozess gedacht hast, der heute jeden Tag über deinen Tisch läuft, ist das ein guter Anfang. Im Gespräch schauen wir, auf welcher Stufe er heute stünde und welcher Prozess sich als erster lohnt.