Welche Prozesse lassen sich automatisieren? Die Prozess-Landkarte

Welche Prozesse lassen sich automatisieren? Die kurze Antwort: die, die immer wieder gleich ablaufen, deren Regeln jemand aus deinem Team vormachen kann und bei denen du am Ende nur wissen willst, dass sie erledigt sind. Die ehrliche Antwort für eine Firma mit Team ist länger. Denn in einer Firma mit Team eignen sich meist mehrere Prozesse. Die eigentliche Frage ist, welcher davon zuerst drankommt. Dafür braucht es eine Übersicht über alle wiederkehrenden Prozesse deiner Firma. Wir nennen sie die Prozess-Landkarte. In diesem Beitrag zeigen wir, wie sie entsteht, wie du jeden Prozess einordnest und wie daraus Prozess Nr. 1 wird.

Warum die Frage in einer Firma mit Team anders klingt

Wer allein arbeitet, kennt seine Prozesse. Er macht sie ja selbst. In einer Firma mit Team ist das anders. Die meisten Prozesse kennt nicht der Inhaber, sondern die Leute, die sie jeden Tag erledigen. Sie wissen, welche Fälle es gibt, wo es hakt und was liegen bleibt. Der Inhaber kennt oft die Fassung von vor ein paar Jahren oder die Fassung, wie es laufen sollte.

Daraus entsteht ein typischer Fehler. Ohne Übersicht fängt man mit dem Prozess an, der einen gerade am meisten nervt. Das fühlt sich richtig an. Aber der nervigste Prozess ist selten der, der am meisten Zeit oder Geld bringt. Und manchmal ist er auch der schwierigste, weil er voller Ausnahmen steckt.

Deshalb drehen wir die Reihenfolge um: erst alle Prozesse sammeln, dann einordnen, dann bewerten, dann wählen. So beginnt in Unternehmer Autonomy der erste Monat: mit einer Landkarte aller wiederkehrenden Prozesse deiner Firma, mit deinem Team erstellt.

Die Prozess-Landkarte: alles, was immer wieder passiert, auf einer Liste

Die Landkarte ist eine Tabelle. Jede Zeile ist ein Prozess, jede Spalte eine Frage. In unserer Vorlage heißt das Arbeitsblatt „Prozess-Inventar“.

Diese Spalten hat es:

• Prozess: ein kurzer Name mit einem Tätigkeitswort am Ende, zum Beispiel „Lieferscheine abgleichen“.
• Bereich: Marketing, Sales, Fulfillment, Kundenservice, Buchhaltung und Finanzen, Personal, Verwaltung und Backoffice, Führung und Steuerung.
• Wer macht es heute? Eine Rolle oder ein Name. „Ich selbst“ ist auch eine Antwort, und oft die aufschlussreichste.
• Auslöser: Was startet den Prozess? Eine feste Zeit, ein Ereignis wie eine eingehende Mail, oder ein Zuruf, bei dem jemand Bescheid sagt.
• Anfang, Arbeit, Ende: Was liegt vor, was wird getan, woran erkennt man, dass es fertig ist?
• Übergabe und Bericht: Wer bekommt das Ergebnis, und wer erfährt, dass es erledigt ist?
• Wie oft und wie lange: Häufigkeit im Monat und Minuten je Durchlauf, ehrlich geschätzt, mit Nacharbeit und Rückfragen. Daraus ergeben sich Stunden und Kosten im Monat.
• Eingang und Systeme: Mail, Post, Portal oder Anruf, und in welchen Programmen gearbeitet wird.
• Denken oder erledigen? Dazu gleich mehr.
• Nicht rückholbar? Steckt ein Schritt darin, den man nicht zurücknehmen kann?
• Ärger heute: Was nervt, wo passieren Fehler, was bleibt liegen?

Zwei dieser Spalten verdienen einen genaueren Blick.

Der Auslöser „Zuruf“. Wenn ein Prozess nur startet, weil jemand Bescheid sagt, wird dieser Jemand gebraucht. Sehr oft bist das du. Zuruf-Prozesse sind deshalb ein guter Hinweis darauf, wo deine Firma an dir hängt. Bei jedem Zuruf lohnt die Frage: Könnte es auch eine feste Zeit oder ein Ereignis sein?

Anfang und Ende. Das ist der eigentliche Test, ob etwas ein Prozess ist. „Kundenservice“ hat keinen Anfang und kein Ende, das ist ein Themenfeld. „Reklamation per Mail annehmen und ans Lager weitergeben“ hat beides. Kannst du für einen Eintrag Anfang und Ende nicht benennen, teil ihn in zwei oder drei Prozesse auf.

Wie die Landkarte mit dem Team entsteht

Du sammelst nicht allein. Zuerst gehst du Bereich für Bereich durch und schreibst auf, was dir einfällt. Dann sprichst du mit jeder Person im Team, die wiederkehrende Arbeit macht. Kurze Gespräche je Person reichen, mit sechs Fragen:

1. Was machst du jeden Tag, jede Woche, jeden Monat immer wieder?
2. Womit fängt das an: Uhrzeit, Mail, Anruf, jemand sagt Bescheid?
3. Was liegt dann vor dir, und was ist am Ende fertig?
4. Wem gibst du es weiter, und wer erfährt, dass es erledigt ist?
5. Wie lange dauert das einmal, mit Rückfragen?
6. Was nervt dich daran, was bleibt liegen, wo passieren Fehler?

Sag dabei offen, worum es geht: herausfinden, welche Arbeit ein KI-Mitarbeiter abnehmen kann. Wer weiß, wofür gefragt wird, antwortet genauer.

Eine Falle gibt es beim Schätzen. Man trägt gern nur ein, was „richtig viel“ Zeit kostet. Die kleinen Handgriffe fallen durch. Dabei summieren sie sich: 5 Minuten, 20-mal am Tag, sind im Monat 35 Stunden.

Genau solche Prozesse übersieht man ohne Landkarte.

Denken oder erledigen: die wichtigste Spalte

Nicht jede Arbeit soll allein laufen. Manche Arbeit willst du gar nicht loswerden, weil es um Ideen, Urteil und Entscheidungen geht. Dafür gibt es KI-Mitarbeiter, mit denen du im Gespräch bist, Denkpartner. Andere Arbeit muss einfach erledigt sein. Du willst am Ende nur wissen, dass sie gemacht ist, und einen Bericht darüber. Dafür gibt es KI-Mitarbeiter, die Prozesse übernehmen.

Auf unserer Startseite steht das so: Die Stufen gelten für KI-Mitarbeiter, die Prozesse übernehmen. KI-Mitarbeiter, mit denen du Ideen und Konzepte entwickelst, bleiben im Gespräch mit dir.

Prozesse zum Denken bleiben also im Gespräch. Prozesse zum Erledigen kommen auf die vier Autonomie-Stufen, die wir im Hauptbeitrag Die vier Autonomie-Stufen: wie ein Prozess deiner Firma allein läuft beschreiben.

So ordnest du ein:

Erledigen, wenn die meisten dieser Sätze stimmen:

• Die Schritte sind jedes Mal ähnlich, auch wenn es Varianten gibt.
• Jemand aus deinem Team könnte die Regeln aufschreiben oder vormachen.
• Am Ende kann man prüfen, ob es richtig ist.
• Du willst hinterher einen Bericht, kein Gespräch.

Denken, wenn eher das hier stimmt:

• Das Ergebnis hängt von deinem Urteil oder deinem Geschmack ab.
• Es gibt kein „richtig“, nur „besser“.
• Du würdest das Ergebnis jedes Mal selbst umschreiben.

Unklar heißt meistens: Es sind zwei Prozesse in einem. Ein Beispiel aus dem Beispielblatt unserer Vorlage, einer Beispielkanzlei: „Mandantengespräch vorbereiten“ ist Denken. „Unterlagen des Mandanten zusammensuchen und ablegen“ davor kann Erledigen sein. Teil solche Einträge auf.

Hab keine Angst vor vielen Varianten. Ein Prozess mit vielen Fallunterscheidungen bleibt Erledigen, solange sich jede Unterscheidung als Regel aufschreiben und vormachen lässt. Und lass dich nicht verleiten, alles auf Erledigen zu setzen, weil es sich nach mehr Ersparnis anfühlt. Ein Denken-Thema, das als Prozess gebaut wird, liegt nach zwei Wochen wieder auf deinem Tisch.

Prozess Nr. 1 wählen: Zeit, Geld, Risiko, Machbarkeit

Nur die Prozesse mit „Erledigen“ gehen in die Bewertung. Jeder bekommt Punkte von 1 bis 5 für mehrere Kriterien. In unserer Vorlage sind es sechs, vier davon stehen hier im Mittelpunkt.

Zeit. Wie viele Stunden im Monat fallen weg? Grundlage sind die Stunden aus der Landkarte. Ein Prozess mit wenigen Minuten je Durchlauf kann trotzdem vorne liegen, wenn er oft anfällt.

Geld. Was kostet der Prozess heute im Monat, Stunden mal Stundensatz? Und was kosten Fehler darin: Nacharbeit, Rückfragen, Mahngebühren? Dazu gehört auch die andere Richtung. Manche Prozesse sparen wenig Zeit, holen aber Geld rein, etwa das Prüfen offener Rechnungen. Deshalb bewertet unsere Vorlage den Umsatz-Hebel als eigenes Kriterium.

Machbarkeit. Kann ein KI-Mitarbeiter das heute lernen? Drei Fragen entscheiden:

• Digital oder Papier? Was auf Papier ankommt, muss erst digital werden. Das geht, ist aber ein Schritt mehr.
• Kommt er an die Daten? Und reicht dafür ein Zugang, der nur lesen darf?
• Gibt es klare Regeln? „Kommt drauf an“ ist in Ordnung, solange jemand sagen kann, worauf. Kann das niemand, ist es eher Denken.

Achtung: Machbarkeit misst sich an den Regeln, weniger an der Technik. Ob ein KI-Mitarbeiter an ein System kommt, lässt sich meist klären. Ob dein Team die Regeln erklären kann, entscheidet, ob der Prozess bald läuft.

Risiko. Was passiert bei einem Fehler? Hier zählt vor allem, ob ein Schritt nicht rückholbar ist: eine Zahlung, eine Abgabe ans Amt, eine Mail an einen Kunden. Solche Prozesse kommen nicht zuerst dran. Und wenn sie drankommen, bekommt der nicht rückholbare Schritt einen Freigabepunkt: Der KI-Mitarbeiter hält an, bis ein Mensch jedes Mal ausdrücklich Ja sagt. Viel Risiko bringt in der Bewertung deshalb wenig Punkte.

Dazu kommen im Arbeitsblatt der Umsatz-Hebel und der Ärger fürs Team. Ärger zählt mit dem kleinsten Gewicht. Er ist kein Grund, zuerst dranzukommen, aber ein guter Grund, wenn zwei Prozesse gleichauf liegen.

Aus Punkten wird eine Entscheidung

Jedes Kriterium hat ein Gewicht, das du anpassen kannst. Aus Punkten und Gewichten entsteht eine Rangliste. Die Rangliste ist ein Vorschlag. Die Entscheidung trefft ihr gemeinsam, und für Prozess Nr. 1 prüfen wir drei Fragen:

1. Kann er bis zum Ende des ersten Monats allein laufen?
2. Hat er keinen Schritt, der sich nicht zurückholen lässt?
3. Kann jemand aus deinem Team ihn vormachen?

Drei Ja, und er ist ein guter Kandidat. Daneben werden Nr. 2 und Nr. 3 vorgemerkt. Im Programm Unternehmer Autonomy legen wir in den ersten zwei Wochen gemeinsam schriftlich fest, welche Prozesse Nr. 1 und Nr. 2 sind.

Eine Warnung zum Schluss dieses Schritts: Dreh nicht so lange an den Gewichten, bis dein Lieblingsprozess oben steht. Dann hast du nicht bewertet, sondern begründet. Wenn dein Bauch etwas anderes sagt als die Punkte, ist genau das der Punkt fürs Gespräch.

Was nach der Wahl kommt

Ist Prozess Nr. 1 gewählt, beginnt die eigentliche Arbeit an ihm. Zuerst wird er aufgeschrieben, und zwar so, dass ein KI-Mitarbeiter ihn übernehmen kann: mit Auslöser, Anfang, Arbeit je Variante, Ende und Bericht, dazu dem Notfallweg. Wie das geht, steht in Prozesse dokumentieren, damit ein KI-Mitarbeiter sie übernimmt.

Danach wird der KI-Mitarbeiter angelernt, und der Prozess steht auf der ersten Stufe: Jemand startet ihn, und dein Team prüft jeden Lauf. Was dort passiert, beschreibt Stufe 1, Assisted: Wenn dein Team jeden Lauf prüft.

Die Landkarte wird dabei nicht weggelegt. Erst wenn ein Prozess steht, kommt der nächste dran, und dann wieder von der Landkarte.

So wird aus einer einmaligen Übersicht ein Plan für die nächsten Monate.

Wie das bei uns aussieht

In einer Steuerberatung war Prozess Nr. 1 die Ablage digitaler Steuerbescheide. Trägt man diesen Prozess heute in die Landkarte ein, sieht man den Hebel: Bis zu 30 bis 40 Bescheide kommen dort am Tag, und das Sekretariat brauchte vorher rund 2 Minuten je Bescheid. Das klingt nach wenig. An einem vollen Tag sind das bis zu 60 bis 80 Minuten. Wie viel davon heute tatsächlich wegfällt, haben wir nicht gemessen.

Dazu war der Prozess gut machbar. Die Bescheide kommen digital an, und die Regeln lassen sich vormachen, auch wenn der Bescheidprozess insgesamt, digital und per Post, rund 45 davon unterscheidet.

Prozess Nr. 2 sind die Bescheide per Post. Das ist ein sehr ähnlicher Prozess mit einem anderen Anfang: Die Post-Bescheide kommen per Mail ins Postfach der Kanzlei. Vorher hat das Sekretariat für ihre Ablage bis zu 2 Stunden gebraucht, je nach Menge.

Weil der Anfang anders ist, wurden es zwei Prozesse. Für Prozess Nr. 2 kam ein zweiter KI-Mitarbeiter dazu: Er schaut alle 30 Minuten ins Postfach, erkennt die Mails mit Post-Bescheiden und übergibt sie an den ersten KI-Mitarbeiter, der sie ablegt. Beide Prozesse stehen auf Autonomie-Stufe 2, Autopilot (Stand September 2026).

Die Landkarte und die Bewertung, die wir hier beschreiben, sind unsere Vorlagen aus Unternehmer Autonomy.

Das Beispielblatt darin zeigt eine Beispielkanzlei mit acht Prozessen. Nur zwei davon beruhen auf den echten Zahlen oben, der Rest sind Beispielwerte.

Häufige Fragen

Soll ich mit dem Prozess anfangen, der mich am meisten nervt?

Nur wenn er auch in der Bewertung vorne liegt. Ärger ist ein ehrliches Signal, aber kein gutes Auswahlkriterium. Der nervigste Prozess ist oft der mit den meisten Ausnahmen, und damit der schwierigste Start.

Was ist mit Prozessen, die auf Papier ankommen?

Die lassen sich übernehmen, brauchen aber einen Schritt mehr: Das Papier muss erst digital werden, etwa als Scan, der per Mail ankommt. In der Bewertung bekommt so ein Prozess bei der Machbarkeit weniger Punkte. Als Prozess Nr. 1 ist meistens einer besser, der schon digital ankommt.

Lohnt sich ein Prozess, der nur ein paar Minuten dauert?

Wenn er oft anfällt, ja. Entscheidend sind die Stunden im Monat, nicht die Minuten je Durchlauf. Deshalb steht in der Landkarte beides, und die Stunden rechnen sich daraus.

Wer füllt die Landkarte aus?

Du und dein Team zusammen. Du sammelst vor, dein Team ergänzt, was du nicht siehst. Ohne dein Team fehlen die Prozesse, die nie über deinen Tisch laufen. Und genau die kennst du am schlechtesten.

Beispiele aus dem Alltag

Wer Anregungen sucht, welche Arten von Aufgaben sich überhaupt für KI eignen, findet bei Kevin acht Beispiele für einzelne Aufgaben, jeweils mit Aufwand und Grenzen: Prozesse automatisieren mit KI: 8 Beispiele. Dort geht es um einzelne Aufgaben. Hier geht es um die Auswahl in einer Firma mit Team: welcher Prozess von vielen zuerst drankommt und warum.

Dein nächster Schritt

Die Frage, welche Prozesse sich automatisieren lassen, beantwortet am Ende keine Liste aus dem Internet. Sie steht in deiner eigenen Landkarte. Wenn du wissen willst, welcher Prozess bei dir Nr. 1 wäre, schauen wir uns das im Gespräch an.