KI in der Steuerberatung: was eine Kanzlei heute allein laufen lässt

Wer zu KI in der Steuerberatung sucht, findet vor allem Texte von Fachverlagen und Anbietern. Was oft fehlt, ist ein nüchterner Blick in eine echte Kanzlei. Welche Arbeit gibt sie heute an KI-Mitarbeiter ab? Wie wurden die angelernt? Und wo bleibt bewusst ein Mensch? Genau das zeigen wir hier an einem Beispiel: einer Steuerberatung, in der zwei Prozesse nach dem Anlernen allein laufen. Den Namen der Kanzlei nennen wir nicht.

Womit eine Kanzlei anfängt: Arbeit, die einfach erledigt sein muss

In einer Steuerberatung gibt es grob zwei Arten von Arbeit. Die erste ist die fachliche Arbeit: beraten, Erklärungen erstellen, Bescheide prüfen, Einspruch einlegen, mit Mandanten sprechen. Dafür braucht es Fachwissen, Urteilsvermögen und Verantwortung. Die zweite Art ist die Arbeit drumherum: Post öffnen und zuordnen, Bescheide ablegen, Eingänge sortieren, Unterlagen an die richtige Stelle bringen. Sie muss jeden Tag gemacht werden, folgt festen Regeln und bindet trotzdem Zeit im Sekretariat.

Wir unterscheiden deshalb bei jedem Prozess: denken oder erledigen? Wo jemand mitdenken muss, bleibt die Arbeit beim Menschen oder im Gespräch mit einem KI-Mitarbeiter, den man steuert. Wo etwas einfach erledigt sein muss, kann ein KI-Mitarbeiter den Prozess übernehmen und Stufe für Stufe allein laufen lassen.

Gute erste Prozesse in einer Kanzlei haben drei Eigenschaften:

• Sie kommen oft vor. Jeden Tag, nicht einmal im Quartal.
• Sie folgen Regeln. Auch wenn es viele Varianten gibt, lässt sich jede Variante beschreiben.
• Sie kommen digital an oder lassen sich digital machen. Ein Bescheid als PDF, eine Mail mit Anhang, ein eingescannter Brief.

Die Ablage von Steuerbescheiden erfüllt alle drei. In unserem Beispiel war sie der erste Prozess.

Das Beispiel: eine Steuerberatung, zwei Prozesse

In der Steuerberatung arbeiten zwei KI-Mitarbeiter: ein KI-Mitarbeiter für die Ablage und ein zweiter für das Postfach. Sie teilen sich zwei Prozesse:

• Prozess Nr. 1: digitale Bescheide ablegen. Das macht der erste KI-Mitarbeiter allein.
• Prozess Nr. 2: Bescheide per Post ablegen. Hier arbeiten beide zusammen. Der zweite KI-Mitarbeiter findet die Post-Bescheide im Postfach und übergibt sie, der erste legt sie ab.

Beide Prozesse stehen auf Autonomie-Stufe 2, Autopilot, Stand September 2026. Das heißt nach unserer Definition:

• Autonomie-Stufe 2, Autopilot: Der KI-Mitarbeiter startet von selbst nach Takt oder Auslöser, läuft bis zum Abschlussbericht durch und gibt Unsicheres an einen Menschen.

Was die übrigen Stufen bedeuten und wie ein Prozess von einer zur nächsten kommt, erklärt der Beitrag Die vier Autonomie-Stufen: wie ein Prozess deiner Firma allein läuft.

Prozess Nr. 1: digitale Steuerbescheide ablegen

Vorher hat das Sekretariat jeden Bescheid von Hand abgelegt. Digital kamen bis zu 30 bis 40 Bescheide am Tag herein, für jeden brauchte das Sekretariat etwa 2 Minuten.

Das klingt nach einer einfachen Aufgabe. Ist es aber nur im Standardfall. Der Bescheidprozess unterscheidet insgesamt rund 45 Regeln, für die digitalen Bescheide und für die per Post zusammen. Sie entstehen aus mehreren Richtungen:

• Viele Bescheidarten. Jede Bescheidart hat ihre eigene Zuordnung.
• Unterschiedliche Steuerarten und Briefarten. Nicht jedes Schreiben vom Amt wird so abgelegt wie ein Bescheid.
• Post von der Stadt mit verschiedenen Layouts. Was im einen Brief oben rechts steht, steht im nächsten an ganz anderer Stelle.

Genau diese Varianten machen den Prozess anspruchsvoll. Für das Sekretariat sind sie Routine. Ein KI-Mitarbeiter muss jede einzelne beigebracht bekommen. Deshalb ist die Liste der Varianten der Kern jeder Prozessbeschreibung. Wie man einen Prozess so aufschreibt, dass ein KI-Mitarbeiter ihn übernehmen kann, steht im Beitrag Prozesse dokumentieren, damit ein KI-Mitarbeiter sie übernimmt.

Prozess Nr. 2: Bescheide per Post

Die Bescheide per Post kommen nicht von selbst bei der Ablage an. Sie kommen als Mail ins Postfach der Kanzlei, zwischen vielen anderen Mails. Vorher hat das Sekretariat für ihre Ablage bis zu 2 Stunden gebraucht, je nach Menge.

Deshalb gehört zu Prozess Nr. 2 der zweite KI-Mitarbeiter. Er schaut alle 30 Minuten ins Postfach, erkennt die Mails mit Post-Bescheiden und übergibt sie an den ersten KI-Mitarbeiter, der sie ablegt. Damit hat der Vorgang zwei Stationen: Das Postfach erkennt und übergibt, die Ablage ordnet zu und legt ab.

Der Grund für die Aufteilung: Die Post-Bescheide haben einen anderen Anfang. So hat jeder KI-Mitarbeiter eine klar abgegrenzte Aufgabe. In unserem Programm ist genau das das Ziel für den zweiten Monat: Prozess Nr. 2 kommt dazu, und wo ein Vorgang über mehrere Stationen geht, übergeben die KI-Mitarbeiter ihn untereinander.

So wurde angelernt: vier Schritte

Kein KI-Mitarbeiter läuft vom ersten Tag an allein. In der Steuerberatung ging das Anlernen in vier Schritten, die wir bei jedem Prozess gleich anwenden:

1. Zuschauen. Zuerst hat Kevin dem Sekretariat zugeschaut: welche Bescheidarten es gibt und wie jede abgelegt wird.
2. Daneben sitzen. Dann wurde der KI-Mitarbeiter angelernt, Bescheidart für Bescheidart, mit jemandem daneben. Jede Variante wurde einmal vorgemacht.
3. Merken und nachfragen. Jede gelernte Variante speichert der KI-Mitarbeiter. Was er nicht kennt, geht über den Notfallweg an einen Menschen, und im Feedback-Gespräch wird es nachgelernt.
4. Freigeben. Freigegeben wurde nach vier sauberen Läufen. Danach wurde eine Zeit lang parallel mitgeschaut. Erst dann lief der Prozess allein und meldet sich seitdem mit einer Abschlussmail.

Vom ersten Zuschauen bis zur Freigabe hat es in der Steuerberatung 2 Wochen gedauert. Das ist ein Erfahrungswert aus dieser einen Kanzlei, kein Zeitversprechen für deine.

Die ersten Schritte entsprechen der Autonomie-Stufe 1: Jemand startet den KI-Mitarbeiter, und das Team prüft jeden Lauf. Was auf dieser Stufe passiert und warum sie nicht übersprungen wird, beschreibt der Beitrag Stufe 1, Assisted: Wenn dein Team jeden Lauf prüft.

Was passiert, wenn der KI-Mitarbeiter unsicher ist

Kein Prozess kennt alle Fälle im Voraus. Irgendwann kommt eine Bescheidart, die der KI-Mitarbeiter noch nicht hatte, oder ein Brief, aus dem sich die Zuordnung nicht ableiten lässt. Für diesen Fall gibt es den Notfallweg.

Was der KI-Mitarbeiter für die Ablage nicht sicher zuordnen kann, geht per Mail ans Sekretariat. Er rät nicht. Das Sekretariat entscheidet den Fall, und im Feedback-Gespräch wird die neue Variante nachgelernt. Beim nächsten Mal kennt der KI-Mitarbeiter sie.

Dazu kommt der Bericht. Nach jedem Lauf meldet sich die Ablage mit einer Abschlussmail. Wer sie liest, sieht, was erledigt ist und was offen geblieben ist, ohne selbst in der Ablage nachsehen zu müssen.

Der Notfallweg und der Bericht sind der Grund, warum ein Prozess auf Stufe 2 allein laufen darf. Der Prozess wird geführt: Er hat Regeln, eine Ansprechperson und einen Weg für alles, was er nicht kennt. Mehr zur Stufe 2 steht im Beitrag Stufe 2, Autopilot: Der Prozess startet selbst und meldet sich am Ende.

Wo die Grenze liegt: Beratung und Verantwortung bleiben beim Menschen

Die beiden KI-Mitarbeiter in diesem Beispiel legen ab und übergeben. Beraten tun sie nicht.

Die Verantwortung bleibt beim Steuerberater. Das Steuerberatungsgesetz verlangt, den Beruf eigenverantwortlich auszuüben (§ 57 StBerG), und die Bundessteuerberaterkammer schreibt in ihren KI-Hinweisen: KI ist ein Hilfsmittel, für das Ergebnis bleibt der Berufsträger verantwortlich. Deshalb übernehmen unsere KI-Mitarbeiter in der Kanzlei Eingang, Sortieren und Ablage. Die fachliche Arbeit und die Endkontrolle bleiben beim Menschen.

Dass die Ablage keine fachliche Bewertung ist, ist unsere Einordnung, keine Aussage der Kammer. Ob ein Bescheid inhaltlich stimmt, ob Einspruch eingelegt wird und was ein Mandant tun sollte, entscheidet ein Mensch aus der Kanzlei.

Verschwiegenheit und Datenschutz

Steuerbescheide enthalten vertrauliche Mandantendaten. Die Verschwiegenheit gilt auch für KI. Wer einen KI-Anbieter mit Mandantendaten arbeiten lässt, braucht nach § 62a StBerG unter anderem einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung, wählt den Anbieter sorgfältig aus und prüft bei Diensten im Ausland, ob der Schutz dort vergleichbar ist. Hinzu kommt der Datenschutz, in der Regel mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wie das in einer Kanzlei konkret aussieht, klären wir im Projekt mit der Kanzlei und ihrer Kammer, nicht im Blog.

Eine Rechtsauskunft geben wir nicht. Für den Einzelfall ist die eigene Kammer oder die eigene Rechtsberatung der richtige Ansprechpartner.

KI-Kompetenz im Team

Ein Punkt betrifft das ganze Team. Wer in der Kanzlei KI-Systeme einsetzt, muss nach der europäischen KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz der Mitarbeitenden zu unterstützen (Art. 4 KI-VO, seit Juli 2026 in neuer Fassung). Ein bestimmtes Niveau verlangt das Gesetz nicht.

Im Alltag entsteht ein Teil dieser Kompetenz beim Anlernen. Das Team schaut zu, wie der KI-Mitarbeiter arbeitet, prüft seine ersten Läufe, entscheidet die unsicheren Fälle und bringt ihm im Feedback-Gespräch neue Varianten bei. Wer das einmal gemacht hat, weiß, was der KI-Mitarbeiter kann, wo er unsicher wird und wann ein Mensch übernehmen muss.

Welche Maßnahmen eine Kanzlei darüber hinaus ergreift, entscheidet sie selbst. Das beurteilen wir nicht.

Was deine Kanzlei daraus mitnehmen kann

Das Beispiel lässt sich nicht eins zu eins kopieren. Jede Kanzlei hat andere Mandanten, andere Abläufe und ein anderes Sekretariat. Das Vorgehen lässt sich aber übertragen:

1. Die Landkarte aufstellen. Alle wiederkehrenden Prozesse der Kanzlei mit dem Team aufschreiben: wer, wie oft, wie lange, über welchen Eingang.
2. Denken und erledigen trennen. Beratung und fachliche Prüfung bleiben beim Menschen. Auf die Stufen kommen die Prozesse, die einfach erledigt sein müssen.
3. Prozess Nr. 1 wählen. Den Prozess mit dem größten Hebel bei Zeit, Geld oder Umsatz und mit wenig Risiko, der häufig vorkommt und Regeln folgt.
4. Die Varianten sammeln. Dem Team zuschauen und jede Variante aufschreiben, bevor angelernt wird.
5. Notfallweg und Bericht festlegen. Wer bekommt die unsicheren Fälle? Wer bekommt den Bericht?
6. Anlernen und erst nach sauberen Läufen freigeben. Dann parallel mitschauen, dann allein laufen lassen.

Geht es dir eher um die Buchhaltung selbst, also Belege, Kontierung und Abgleich, findest du auf Kevins Blog einen eigenen Beitrag dazu: KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht.

Wie das bei uns aussieht

Dieser ganze Beitrag ist unser Beispiel. Der Stand in Kürze:

• Was läuft: Zwei Prozesse, die Ablage der digitalen Steuerbescheide und die Bescheide per Post, stehen auf Autonomie-Stufe 2, Autopilot, Stand September 2026. Sie starten von selbst und melden sich mit einer Abschlussmail.
• Wer was tut: Ein KI-Mitarbeiter legt ab, ein zweiter schaut ins Postfach. Das Sekretariat bekommt die unsicheren Fälle.
• Wie lange es gedauert hat: 2 Wochen vom ersten Zuschauen bis zur Freigabe.
• Was noch nicht läuft: Stufe 3, Audited, und Stufe 4, Autonomous, haben die beiden Prozesse nach diesem Stand nicht erreicht.

In unserem Programm ist Stufe 3 ab Monat 3 vorgesehen: Eine KI-Führungskraft bündelt die Berichte zu einem Morgenbericht und meldet Ausnahmen. Diese Stufe probiert Kevin zuerst im eigenen Business aus, bevor sie in deine Firma kommt. In Kevins eigenem Betrieb sichtet eine KI-Führungskraft die Arbeit seiner KI-Mitarbeiter. Sie ist noch in Erprobung.

Häufige Fragen

Ersetzt KI in der Steuerberatung das Sekretariat?

In unserem Beispiel nicht. Die Ablage läuft allein, das Sekretariat entscheidet aber die unsicheren Fälle, und im Feedback-Gespräch lernt der KI-Mitarbeiter neue Varianten nach.

Darf eine Kanzlei Mandantendaten von einem KI-Mitarbeiter verarbeiten lassen?

Was dafür nötig ist, steht oben im Abschnitt „Verschwiegenheit und Datenschutz“. Eine Rechtsauskunft geben wir nicht.

Wie lange dauert es bis zur Freigabe des ersten Prozesses?

In der Steuerberatung hat es vom ersten Zuschauen bis zur Freigabe 2 Wochen gedauert. In unserem Programm ist das Ziel für den ersten Monat, dass der erste Prozess von selbst startet und sich mit einer Abschlussmail meldet. Wie schnell es in deiner Kanzlei geht, hängt von der Zahl der Varianten ab und davon, wie viel Zeit dein Team mitbringt. Deshalb ist das ein Ziel, keine Zusage.

Welche Prozesse eignen sich in einer Kanzlei noch?

Alle, die oft vorkommen, festen Regeln folgen und digital ankommen oder sich digital machen lassen. Welche das in deiner Kanzlei sind, zeigt die Landkarte. Beratung, Prüfung und Entscheidungen mit Folgen für Mandanten gehören nicht dazu.

Welcher Prozess wäre in deiner Kanzlei Nr. 1?

In vielen Kanzleien läuft jeden Tag Arbeit über das Sekretariat, die einfach erledigt sein muss. Im Gespräch schauen wir, ob Unternehmer Autonomy zu deiner Kanzlei passt und welcher Prozess sich als erster lohnt. Ablauf und Preis klären wir dort.